Optimierung von Filial- und Mehr-Apotheken-Lösungen

André Recnik

Geschäftsführer der Recnik Beratung, Schulung und EDV-
Training aus Oberhausen

Sinnvolle und notwendige Software-Tools zur optimalen Warenbewirtschaftung und Optimierung von Filial-Apotheken- bzw. Mehr-Apotheken-Lösungen

Seit dem 1. Januar 2004 lässt der Gesetzgeber den Betrieb von bis zu 4 Apotheken (inkl. der eigenen) zu.

Laut aktueller ABDA-Zahlen ist die Anzahl der Filial-Apotheken im 1. Quartal 2009 auf über 3000 angestiegen. Daraus ergibt sich, dass ca. 14% aller deutschen Apotheken Filial-Apotheken sind. Die Verteilung sieht im Einzelnen so aus:

Unterschiedliche Sichtweise

1850 Apotheker » 1 Filiale
407 Apotheker » 2 Filialen
112 Apotheker » 3 Filialen

Neben diesen echten Filialverbünden existiert noch eine Vielzahl von anderen Apothekenzusammenschlüssen, wie z.B. Apotheken innerhalb eines Familienverbands oder Kooperation von Partner-Apotheken. Aus der Zusammenarbeit mehrerer Apotheken ergeben sich Einsparpotentiale für die Organisation, Warenbewirtschaftung, Logistik, Lagerhaltung und den Personaleinsatz. Dieses stellt an die Apotheken-EDV besondere Anforderungen.

Hierzu bieten die im Markt etablierten Softwarehäuser auch spezielle Lösungen an. In entsprechenden Prospekten ausgewiesene Optionen wie z.B. „Gemeinsamer Einkauf“ oder „Lagerbereinigung“ werden von fast allen Anbietern feilgeboten. Fehlende, aufwändig zu handhabende oder unübersichtliche Programmfeatures können bei der Bewirtschaftung und Organisation mehrerer Apotheken schnell zu einem nicht mehr tolerierbaren Mehraufwand führen, der das gesteckte Ziel einer Kostenreduktion, eines Liquiditätsgewinns und einer Arbeitsablaufoptimierung mehr als verfehlt. Deswegen ist im Vorfeld einer EDV-mäßigen Einbindung einer oder mehrerer Apotheken sehr genau zu überlegen, welche aktuellen und zukünftigen Funktionalitäten gewünscht bzw. benötigt werden und sich diese vom bestehenden oder evtl. zukünftigen Anbieter sehr detailliert demonstrieren zu lassen.

Mit dieser jedoch sehr komplexen Anforderung sind viele Apothekenleiter oder Entscheidungsträger häufig überfordert. Deshalb sollen an dieser Stelle einige wichtige und notwendige Werkzeuge einer Mehr- oder Filial-Apothekenlösung mit dem Schwerpunkt Warenlageroptimierung aufgezeigt und näher erläutert werden, um gegebenenfalls ein eigenes und individuelles Anforderungsprofil zu erstellen und dieses bei einem Demo-Termin mit dem Softwarehaus mit Inhalten zu füllen.

Grundsätzlich spielt erst einmal der Standort der Filiale(n) oder Partner-Apotheke(n) eine sehr große Rolle. Es sind folgende Modelle zu unterscheiden:

• Modell 1 (nachfolgend M1):
  Partner-Apotheke befindet sich in unmittelbarer Nähe
• Modell 2 (nachfolgend M2):
  Partner-Apotheke befindet sich in anderer, aber angrenzender Stadt
• Modell 3 (nachfolgend M3):
  Partner-Apotheke befindet sich im anderen Teil Deutschlands (z.B. Hamburg – München)

1. Die Lagerbereinigung
(oder bedarfsorientierter Austausch von Ladenhütern/Verfallartikeln)

Sinnvolle Nutzung bei M1/M2/M3 (bedingt)

Bei dieser Anforderung geht es um den Abgleich der aktuellen z.B. Großhandelsbestellung mit dem Warenlager der Partner- oder Filial-Apotheke. Es reicht nicht aus, den jeweiligen Bestand der anderen Apotheke im Bestellmodul ausschließlich zur Anzeige zu bringen, um dann die Entscheidung einer Entnahme aus dem entsprechenden Warenlager manuell treffen zu müssen. Es sollte eine standardmäßige Abprüfung per Software eingebunden sein, die anhand verschiedenster Kriterien eine automatische Entnahme (Lagerbereinigung) zulässt oder verweigert. Diese Kriterien/weiterverarbeitenden Funktionen könnten z.B. sein:

• Gängigkeit (Abverkaufsstatistik)
• Einkaufspreis (EK)
• Lagerort (Generalalphabet/Freiwahl)
• Bestellstatus (z.B. Ausschluss von Kundenbestellungen)
• Möglichkeit einer Teillieferung
• Möglichkeit des Ausverkaufs entnommener Artikel
• Verfalldatum

Entspricht einer der zu bestellenden Artikel einem dieser Kriterien, sollte dieser automatisch in der liefernden Apotheke abgebucht und an die bestellende Apotheke zu einer im Vorfeld definierten Preisbasis (im Normalfall z.B. ∅ NNEK oder letzter Bezugspreis) fakturiert (Kreditverkauf) werden. Das setzt voraus, dass das System jederzeit über einen ∅ NNEK oder „aktuellen Bezugspreis“ (möglichst automatisch ermittelt) verfügt. Dieses ist nicht bei allen auf dem Markt befindlichen Systemen selbstverständlich.

In der bestellenden Apotheke muss der Auftrag für den zu erwartenden Wareneingang bereitgestellt werden. Kann man sich 100%ig auf eine korrekte Bestandsführung verlassen, könnte auch der anschließende Wareneingang automatisch erfolgen. Alle nicht den Kriterien entsprechenden Artikel werden zur Großhandelsbestellung freigegeben.

Diese Möglichkeit der Warenlagerbereinigung setzt natürlich voraus, dass die bei der Partner-Apotheke bestellten Artikel zeitnah (mindestens noch am gleichen Tag) und mit möglichst geringem Aufwand geliefert werden, was wiederum eine entsprechende Logistik erforderlich macht. Dieses ist sicherlich bei M1 gegeben. Abhängig vom Lieferaufwand ist ein solches Tool bei M2 bzw. M3 häufig nur bedingt einsetzbar. Für diese sollte das System die Möglichkeit bieten, dass nur einmal wöchentlich oder 14-täglich eine Bedarfsermittlung (Disposition) z.B. für die kommenden 30 Tage durchgeführt wird und gegen den Bestand der Partner-Apotheke(n) überprüft wird. Die hierbei nicht bei der Partner-Apotheke bestellten Artikel unterliegen weiterhin dem normalen Bestellverfahren. Der Warentransfer in die Partner-Apotheke kann dann folgerichtig auch an einem der nächsten Tage erfolgen.

2. Der gemeinsame Einkauf

Sinnvolle Nutzung bei M1/M2/M3

Das wichtigste Argument zur Einbindung von Filial- bzw. Partner-Apotheken ist der EDV-gestützte gemeinsame Einkauf bei einem Direktlieferanten mit den daraus resultierenden, verbesserten Konditionen. Gerade hierbei sind auf EDV-Seite viele Faktoren und Anforderungen zu beachten. Wichtigste Voraussetzung sind die permanent und aktuell zur Verfügung stehenden Daten der Partner-Apotheke, wie z.B. Bestand, Statistik und ∅ NNEK bzw. letzter Bezugspreis. Dieses ist jedoch nur durch entsprechenden Einsatz von modernen Technologien wie z.B. VPN (Virtuelles Privates Netzwerk), ISDN oder mindestens einer Standleitung (M1 oder M2) gewährleistet. Ähnlich wie unter Punkt 1 sollte die Berücksichtigung von Artikeln und deren Bestellmengen beim gemeinsamen Einkauf über variable Standardeinstellungen bzw. Selektionskriterien geregelt sein. Diese könnten z.B. sein:

• Bewertungszeitraum
• Dispositionszeitraum
• Berücksichtigung von Saisonartikeln
• Herstellervorgabe
• nur OTC oder RX-Artikel (oder andere Artikeleigenschaften)
• Auftragswertbegrenzung (Minimum oder Maximum)
• Mindestbestellmenge/Artikel
• Auswahl der teilnehmenden Apotheken

Gleichzeitig sollte mit der Bedarfsermittlung eine sofortige Lagerbereinigung (Überbestandsermittlung) der beteiligten Apotheken stattfinden. Bestandsmengen, mit denen die Apotheke überbevorratet ist, können den Partnern zum Einkauf angeboten werden. Wenn gewünscht, sollte auch hier eine sofortige Fakturierung (mit monatlichem, automatischem Rechnungsdruck) und Auftragsbereitstellung für den Wareneingang integriert sein.

Anmerkung: Gerade bei einem Filial-Apotheken-Konzept sollte sichergestellt sein, dass für den Handel zwischen den Filialen eine Rechnungsstellung ohne Mehrwertsteuer möglich ist.

Nachfolgend soll in einer schematischen Darstellung einer von möglichen Programm-Abläufen einer gemeinsamen Bestellung von 3 Apotheken skizziert werden:

Nähere Erläuterungen zur vorangegangenen Skizze:

Schritt 1: In jeder Apotheke wird der Bedarf und der Überbestand auf Basis der eingestellten Kriterien ermittelt.
Eventuelle Überbestände werden sofort gebucht und in Rechnung gestellt. Die entsprechenden Aufträge werden im Wareneingang der einzelnen Apotheken bereitgestellt.

Schritt 2: Der Bedarf aller Apotheken wird in APO 1 summiert.
Alternative: Jede Apotheke ermittelt autonom ihren eigenen Auftrag (Bedarf).

Schritt 3: Auftrag mit der Gesamtmenge wird z.B. per Dafü oder Fax von Apotheke 1 aus übertragen.
Alternative: Jede Apotheke versendet ihren Auftrag autonom. Hersteller/Direktlieferant fasst die Aufträge zusammen und gewährt für alle Apotheken die gleichen Konditionen.

Schritt 4: Hersteller/Direktlieferant liefert an Apotheke 1 aus.
Alternative: Hersteller/Direktlieferant liefert an jede Apotheke die bestellten Mengen aus.
Die Rechnungsstellung erfolgt ebenfalls für jede Apotheke getrennt.

Schritt 5: Der Wareneingang über die gesamte Menge wird in Apotheke 1 zugebucht.
Alternative: Jede Apotheke macht ihren eigenen Wareneingang.

Schritt 6: Nach dem Wareneingang in der vom Direktlieferanten belieferten Apotheke werden die für jede Filial-Apotheke bestimmten Mengen als Auftrag im Wareneingang der entsprechenden Filial-Apotheke bereitgestellt. Die ermittelten Rechnungsteilbeträge werden automatisch fakturiert.

Schritt 7: APO 1–3 fahren den Wareneingang für die von ihr bestellten Mengen/Aufträge.

Anmerkung: Der hier beschriebene Ablauf ist nur ein denkbarer optimierter Ablauf und von vielen äußeren Faktoren und technischen Gegebenheiten abhängig, wie z.B. die Möglichkeit des Herstellers, Aufträge mehrerer Apotheken zu kumulieren und nachfolgend getrennt in Rechnung zu stellen und auszuliefern. In jedem Falle sollte die Software so variabel nutzbar sein, dass alle erdenklichen Arbeits- und Organisationsabläufe möglichst transparent, automatisch und einfach nutzbar sind.

Dem gemeinsamen Einkauf liegen, egal welcher EDV-Anbieter, sehr komplexe und sensible Programm- und Anwendungsstrukturen zugrunde. Das heißt, ohne geschultes und qualifiziertes Personal besteht die Gefahr, dass Einsparpotentiale von den Personalkosten neutralisiert werden.

3. Sofortzubuchung in der Filial-Apotheke

Sinnvolle Nutzung bei M1

Die Nutzung dieses Tools setzt voraus, dass sich die Apotheken in unmittelbarer Nähe befinden.

Der Kunde benötigt in APO 1 einen bestimmten Artikel, der dort aktuell nicht vorrätig ist. Die Anzeige am Kassenterminal weist den Artikel in APO 2 mit Bestand aus. Der Kunde will jedoch nicht in die andere Apotheke laufen. Es erfolgt ein kurzes Telefonat mit APO 2. Dort wird der Artikel unter einer entsprechenden Kundennummer abgebucht (als Kreditverkauf) und das System setzt den Bestand in APO 1 sofort (ohne Wareneingang!) hoch und der Artikel steht zum Abbuchen für den Kunden bereit.

Grundsätzlich gilt für alle Abverkäufe zwischen den Apotheken, dass die Software eine Möglichkeit vorsieht, die Dokumentation dieser Warenbewegung statistisch zu unterdrücken. Gerade bei größerem Warenaustausch ist ansonsten eine massive Verfälschung der Artikel- und Umsatzstatistik programmiert, welches wiederum falsche Ergebnisse bei der Warenlager-/Bestelloptimierung zur Folge hat.

4. Neinverkaufsauswertung

Sinnvolle Nutzung bei M1

Neinverkäufe sollten apothekenübergreifend dokumentiert und analysiert werden können. Erreicht ein Artikel in mehreren Apotheken eine bestimmte Häufigkeit, braucht der (z.B. sehr teure) Artikel nur in einer Apotheke neu auf Lager gelegt zu werden. Wird der Artikel dann in der Apotheke benötigt, die ihn nicht auf Lager gelegt hat, siehe Punkt 3.

5. Definition einer gemeinsamen Warenlagerschnittmenge

Sinnvolle Nutzung bei M1

Hochpreisige Artikel, die z.B. in drei Monaten nur 1x vorkommen, müssen nicht in allen beteiligten Apotheken vorrätig sein.
Hier wäre über ein entsprechendes Softwaretool die Definition einer gemeinsamen Schnittmenge erforderlich. Diese wird programmtechnisch ermittelt auf der Basis

• einer Apotheken-EK-Untergrenze
• der Abverkaufshäufigkeit
• Apotheke mit letztem Abverkauf.

Hierbei wird anhand des letzten Abverkaufs entschieden, wo der Artikel zukünftig auf Lager gehalten wird. Gleichzeitig wird in der anderen Apotheke der Artikel als „auszuverkaufen“ gekennzeichnet oder direkt dem System zur Retoure vorgeschlagen.

Wird der Artikel dann in der Apotheke benötigt, die ihn nicht mehr auf Lager hat, siehe Punkt 3. Die durch konsequente Nutzung dieser Möglichkeit gewonnene Liquidität rechtfertigt den erhöhten „Verkehr“ zwischen den Apotheken in jedem Fall.

6. Apothekenübergreifende Preispflege bei individuell kalkulierten Artikeln

Sinnvolle Nutzung bei M1/M2

Mehr-Apotheken-Lösungen bieten die Möglichkeit, Preise apothekenübergreifend zu kalkulieren und festzulegen. Das heißt, Preise müssen nur einmal eingegeben werden und gelten dann für sämtliche ausgewählte Filialen. Sinnvoll wäre es, einer der eingebundenen Apotheken die „Schirmherrschaft“ für die Preispflege zu übertragen. Die hier manuell (oder über Kalkulationsprogramme automatisch) eingepflegten Preise werden auf Knopfdruck in die anderen Apotheken übertragen. Dieses spart eine Menge an manueller Pflegearbeit und sorgt für gleiche Preise.

Sollten Differenzen zwischen den auf Lager gehalten Sortimenten existieren, wird dieses automatisch protokolliert und nachgearbeitet. Erfahrungsgemäß sind jedoch die Sortimente zu 95% deckungsgleich.

Fazit

Die in den Punkten 1–6 ausgeführten Anwendungen erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Aber es sind die, die eine Um- oder Aufrüstung zu einer Mehr-Apotheken-Lösung aus kaufmännischer und betriebswirtschaftlicher Sicht rechtfertigen.

Nachfolgend sollen hier noch stichwortartig einige Anforderungen genannt werden, die eine Apotheken-EDV erfüllen sollte, um den Anforderungen eines Filial-Konzeptes gerecht zu werden:

• schneller Datentransfer und -zugriff
• übergreifende Abverkaufs- und Bezugsstatistiken
• einmalige Datenpflege (z.B. Software-Updates, Preisänderung, ABDA-Datenbank, Datensicherung)
• Verwaltung von filialübergreifenden Bonus-/Rabattkonzepten
• jährlicher Belegdruck fürs Finanzamt über alle Apotheken
• Gültigkeit von Kundenkartenkonzepten für alle Apotheken
• gemeinsame, betriebswirtschaftliche Auswertungen in diversen Sortimentsbereichen
• Einbindung fremder Warenwirtschaftssysteme in das Filialkonzept
• Sicherstellung des Datentransfers bei technischen Ausfällen
• gemeinsame Adressdatei als Basis für Kundenmailings und Marketingaktionen
• filialübergreifende Interaktionsprüfungen für Kunden
• mehrstufiges Zugangsberechtigungssystem zum Schutz der Daten im Filialnetz vor unautorisiertem Datenzugriff
• filialübergreifende Nutzung von Druckern bzw. von teurer Hardware
• Nutzung eines Kommissionierers durch mehrere Apotheken
• Integration und Einbindung eines Übervorratslagers (interner Großhandel) für die beteiligten Apotheken mit autonomer Warenbewirtschaftung und Optimierung.

Aus den oben beschriebenen Funktionen resultieren Synergieeffekte, die sich in den Bereichen

• Warenbewirtschaftung
• Rechnungswesen
• Finanzbuchhaltung
• Personaleinsatzplanung
• Kundenbindung
• Lagerhaltung
• betriebswirtschaftliche Analysen

stark kosten- und aufwandreduzierend auswirken.

Wie gut dieses Ziel erreicht wird, liegt in der konsequenten Umsetzung der von der EDV gebotenen Möglichkeiten und in einer klaren Zuordnung der Aufgaben zu qualifizierten Mitarbeitern.

In der Regel erweisen sich gezielt auf Optimierung ausgelegte Schulungen als lohnende Investition.