Echte Warenlager-Breitenoptimierung

Apotheker Dr. Jens Herbort

Rosen-Apotheke, Hann. Münden

Ertragsverbesserung durch softwaregestützte Warenlager-Breitenoptimierung von ASYS

Anwenderbericht

Sehr effektiv, einfach und sofort umsetzbar:
Die neue Funktion der Warenlager-Breitenoptimierung von ASYS

Diskussionen und Ärger z.B. über Vertragsartikel sind geringer
 Und ganz wichtig: Die Stimmung in der Apotheke und im Team ist deutlich besser, wenn ich selbstbewusst sagen kann: „Haben wir!“

So wird es auch z.B. von Herrn Guido Michels (Diplom Ökonom – Betriebswirtschaftliche Abteilung der Treuhand Hannover) in der PZ 31/2009 Seite 42 beschrieben. Sein Statement ist sogar: Lieferfähigkeit ist wichtiger als Rabatt.

Auf der anderen Seite steigen bei sehr hoher Breite und Tiefe des Warenlagers aber auch die Kosten, z.B. durch Kapitalbindung (Zinsen), durch erhöhten Aufwand in der Lagerbewirtschaftung und auch das höhere Lagerrisiko (z.B. durch Bruch oder Verfall).

In der Rosen-Apotheke haben wir die bisher üblichen Möglichkeiten der Verkaufsrhythmus- und Langsamdreher- sowie Neinverkaufs-Analysen seit langem intensiv genutzt, um die Warenlagerbreite meiner Apotheke zu optimieren. Eine Einschränkung dieser Programme ist, dass ihre Parameter im Wesentlichen nur die historische Verkaufszahlen betrachten, aber nicht die beeinflussenden Kosten.

Das neue Tool „Warenlager-Breitenoptimierung“ von ASYS erlaubt nun, diese Kosten mit ins Kalkül zu ziehen.

Die Vorgehensweise ist einfach. Es werden lediglich die vordefinierten Parameterabfragen mit den individuellen Werten der Apotheke eingestellt.

Die individuellen Werte setzten sich zusammen aus den Themenbereichen: Kapitalkosten, Botengangkosten, Quoten für den Neinverkauf, dem apothekenspezifischen Aufschlag etc.

Kapitalbindungskosten

Wird ein Artikel auf Lager gelegt, bedeutet das, wenn er nicht im gleichen Monat wieder verkauft wird, dass Kapitalbindungskosten entstehen.

Fehlmengen- und Prozesskosten

Ist ein Artikel nicht vorrätig und der Kunde kauft deshalb den Artikel nicht, entstehen Fehlmengenkosten („Neinverkauf“). Fehlmengenkosten setzen sich aus zu erwartendem Rohertragsverlust und Prozesskosten für Botengänge zusammen.

Im Kern fragt diese Funktion bei jedem Artikel ab: „Ist es bei diesem Artikel aus Kostensicht im Zweifel günstiger, ihn gleich da zu haben, auch mit dem Risiko, das er nicht regelmäßig geht – oder ist es günstiger, ihn im Einzelfall zu besorgen und vielleicht zu liefern? Entsprechend wird eine Vorschlagsliste „Einlagern“ und eine Liste „Auslagern“ generiert.

Die Einzelheiten zu den Überlegungen hinter diesen Parametern sind nachzulesen im Experten-Beitrag von Prof. Kai Neumann, (Fakultät für Wirtschaftswissenschaften und Vorstandsmitglied des Instituts für Pharmakoökonomie und Arzneimittellogistik (IPAM) an der Hochschule Wismar), in dem er Ansätze für die nachhaltige Optimierung der Sortimentsbreite, aber auch der Sortimentstiefe des Warenlagers aufzeigt.

Den entsprechenden Beitrag von Prof. Neumann finden Sie hier.

Nach Einstellung der eigenen Werte liefert die Warenlager-Breitenoptimierung eine Liste mit Empfehlungen über Artikel, die ein- bzw. ausgelistet werden sollten.

Abbildung 1: Beispiel einer Liste Einlagern – ACICLOVIR AL 200 / TAB 25 Stück: Artikel wurde in den letzten 9 Monaten 10x verkauft und befindet sich nicht am Lager.

Abbildung 2: Beispiel einer Liste Auslagern – ACTONEL 112 Stück: Artikel wurde in den letzten 9 Monaten nur 1x verkauft und befindet sich 1x am Lager.

Wenn Sie anhand dieser beiden Artikel die vorgeschlagene Optimierung vornehmen, können Sie die Lieferfähigkeit für den Artikel ACICLOVIR wesentlich verbessern und durch Auslagerung von ACTONEL (bzw. Verschiebung des Bestellzeitpunktes) den Warenwert im Lager entsprechend verringern.

Obwohl wir die bisherigen Instrumente intensiv nutzen, lieferte die Liste „Einlagern“ auf Anhieb eine erhebliche Anzahl von Artikeln, in der Regel niedrigpreisige, die wir – nach manueller Überprüfung und Streichung einiger Sonderfälle – ohne Zögern an Lager genommen haben. Die entsprechende Liste „Auslagern“ hat als Ergebnis eine Reihe von teuren Arzneimitteln, wo im Einzelfall überlegt wurde, ob sie wirklich am Lager bleiben sollen.

Mein Fazit

Das Programm zur Warenlager-Breitenoptimierung ist ein sehr effektives, einfach zu verwendendes Tool. Die Bewertung der Kosten im Einzelfall für die jeweilige Apotheke ist einstellbar durch die Parameter. Eine Reihe von Artikeln, bei denen es günstiger ist sie gleich an Lager zu haben, wird vorgeschlagen. Sehr kostenträchtige Lagerartikel werden identifiziert und können eventuell ausgelistet werden. Will man den Inventurwert nicht verändern, bietet die Auslagerfunktion also auch die Möglichkeit, durch Auslagern weniger teurer Artikel viele preisgünstige Artikel einzulagern.

Die Lieferbereitschaft erhöht sich bei gleichzeitiger Senkung der Gesamtkosten.

Dieses Tool habe ich sofort als Vorgang in meiner Apotheke in die Standardprozesse aufgenommen.