Betriebsprüfungen in Apotheken

Die Anforderungen an die Apotheker hinsichtlich der steuerrelevanten Daten aus den Warenwirtschaftssystemen sind seit 2002 gesetzlich neu geregelt worden. In der Folgezeit war es zunächst still um die Änderungen, weil die Finanzverwaltung von ihren neuen Möglichkeiten so gut wie keinen Gebrauch machte.

Das hat sich in den letzten Monaten deutlich geändert. Seit 2009 verzeichnen Steuerberater und Wirtschaftsprüfer fast schlagartig deutlich mehr Prüfungshandlungen in die Daten der Warenwirtschaftssysteme.

Die Anforderung von Daten-CDs aus dem Warenwirtschaftssystem zur Herausgabe an Betriebsprüfer hat sich im ersten Quartal 2010 gegenüber dem Vorjahresquartal vervierfacht! In der Fachzeitschrift „Die steuerliche Betriebsprüfung“ befinden sich seit 2009 praktisch in jedem der Monatshefte Artikel und Tipps für Betriebsprüfer zu Prüfungen in Warenwirtschaftssystemen. Im Fokus stehen hierbei auch die Manipulationen von Daten aus Warenwirtschaftssystemen.

n der Ausgabe von 02/2010 wurde in dieser Fachzeitschrift darauf hingewiesen, größere Erhebungen in Österreich hätten zu dem Ergebnis geführt, dass namentlich in Apotheken systematische Manipulationen in Warenwirtschaftssystemen aufgedeckt wurden, die teilweise sogar softwaregestützt waren.

Die Überprüfung der Daten aus den Warenwirtschaftssystemen im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen haben in 2009 so rapide zugenommen, dass eine neue Justierung der Warenwirtschafts­systeme auf diese Anforderungen unausweichlich geworden ist.

Aus Vorträgen auf Fachseminaren geht ganz klar hervor, dass Betriebsprüfer immer mehr dazu übergehen, Schwachstellen in den Datensätzen zu suchen, um über sie eine Verwerfung der Buchhaltung zu begründen, was dann für den entsprechenden Betriebsprüfer die Befugnis zur Schätzung auslöst. Deshalb sind wir für unsere Kunden sehr daran interessiert, möglichst sichere Systeme zu bieten und alle Angriffspunkte für Betriebsprüfer zu minimieren bzw. auszuschließen.

Maßnahme 1: Erstellen einer GdPDU-konformen Daten-CD für die Betriebsprüfung

Um die möglichen Angriffspunkte eines Betriebsprüfers im Bereich der Datensätze zu minimieren, ist es zwingend notwendig, eine Daten-CD zu erstellen. Bei dem SMART PharmaComp® ist diese Erstellungsmöglichkeit im Standard enthalten, ein minimaler Aufwand und verhindert den ersten Zugriff des Betriebsprüfers in die Gesamtdaten des Warenwirtschaftsystems.

Maßnahme 2: Definition der steuerlich relevanten Abläufe in einer Verfahrensdokumentation

Alle Systeme, in denen steuerlich relevante Daten vorkommen, müssen per Gesetz inkl. ihrer Einbindung in den Gesamtprozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden und unverzüglich bei einer Prüfung zur Verfügung gestellt werden können. Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation stellt einen erheblichen formellen Mangel dar. Die Firma ASYS stellt diese Verfahrensdokumentation zukünftig kostenfrei in dem Dokumentationsverzeichnis zur Verfügung. Eine Integration (Verweise) aus Ihren QMS-Richtlinien muss von Ihnen erstellt werden.

Maßnahme 3: Durchführen der Simulation einer digitalen Betriebsprüfung

Auf der Basis der Daten-CD kann die Simulation einer Betriebsprüfung durchgeführt werden, welche Ihnen die Gelegenheit gibt, sich auf eventuelle Problemfelder vorzubereiten. Dies kann bei einer Betriebsprüfung ein entscheidender Wissensvorsprung sein und zeigt dem Betriebsprüfer gleichzeitig Ihr Interesse an einer korrekten Buchführung.

Maßnahme 4: Manipulationsprüfung (IKS)

Obwohl ein internes Kontrollsystem (IKS) eigentlich zu den Buchführungspflichten im weiteren Sinne für den Anwender eines Warenwirtschaftssystems gehört, findet es in der Praxis kaum statt. Dieses fehlende Controlling hat zu einer wuchernden Ausweitung vielfältiger Manipulationen oder manipu­lationsähnlicher Fehlbedienungen durch Mitarbeiter geführt.  Bei digitalen Betriebsprüfungen entsteht in einem solchen Fall ein entsprechender Erklärungsbedarf.

Maßnahme 5: Kooperativer Know-how-Transfer

Da die Finanzbehörden sehr koordiniert vorgehen, ist bei uns der gemeinsame Entschluss entstanden, für dieses Thema eine eigene Plattform zu bilden, nämlich eine Gesellschaft, die Apotheken, Software­häusern und Steuerberatern zur Verfügung steht, um Risiken durch digitale Betriebsprüfungen aus dem Markt der Apotheker herauszunehmen oder zumindest zu minimieren.

Gesellschafter der APO-Audit GmbH können auf die Betreuung von Apotheken spezialisierte Steuer­berater und/oder Wirtschaftsprüfer sowie auf Apotheken spezialisierte Software-Häuser werden.

Aktuelle Gesellschafter sind:

• Dr. Bernhard Bellinger, Rechtsanwalt, Steuerberater, vereidigter Buchprüfer, Fachanwalt für Steuerrecht, Düsseldorf (www.bellinger.de)
• Andre Seidel, Steuerfachwirt in der Kanzlei Dr. Bellinger, Düsseldorf (www.bellinger.de)
• ECOVIS Grieger Mallison & Partner Steuerberatungsgesellschaft, Potsdam (www.ecovis.com)
• Diplom-Kaufmann Dr. Bert-Peter Pianka, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, München (www.pianka.info)
• ASYS Apotheken Systeme GmbH, Oberhausen (www.asys-apothekensysteme.de)

Falls Ihr Steuerberater auf das entsprechende Know-how zugreifen möchte, kann er sich bei der APO-Audit GmbH sowohl im Bereich Prüfungssimulation als auch bei der Manipulationsprüfung Unterstützung geben lassen. Entsprechende Informationen finden Sie unter www.apoaudit.de.