Digitale Betriebsprüfung

Ein Muss auch für die Apotheke! Seit 2002 haben die Betriebsprüfer der Finanzbehörde den Anspruch, steuerrelevante Daten aus dem Apothekenwarenwirtschaftssystem zur Verfügung gestellt zu bekommen. Es ist falsch zu glauben, dieses sei die Aufgabe des Steuerberaters der Apotheke. Vielmehr ist die Apotheke verpflichtet, die entsprechenden Daten, bei Aufforderung durch den Betriebsprüfer, zu liefern. Nach einer verhältnismäßig langen Übergangszeit von über 4 Jahren machen die Betriebsprüfer ab Mitte 2006 immer häufiger von ihrem Anspruch auf die Daten aus dem Warenwirtschaftssystem Gebrauch. Heute laufen fast alle Betriebsprüfungen auf digitaler Basis. Als einer der ersten Anbieter von Apothekenwarenwirtschaft liefert ASYS seit Anfang 2007 Programme zur Archivierung von Daten zur digitalen Betriebsprüfung. Die Programme wurden in enger Zusammenarbeit mit Steuerberatern erstellt. Während dieser Zusammenarbeit haben Steuerberater die Dateien des ASYS-Systems daraufhin analysiert, welche Daten zu archivieren sind. Denn nicht sämtliche Daten des Warenwirtschaftssystems dürfen, bzw. sollten dem Betriebsprüfer zugänglich gemacht werden. Personenbezogene Daten unterliegen dem Datenschutz und dürfen dem Prüfer nicht übergeben werden. Nicht steuerrelevante Daten können den Prüfer behindern bzw. zu Fehlinterpretationen führen. Aus diesen Gründen sollten dem Prüfer nur die wirklich steuerrelevanten Daten an die Hand gegeben werden. Diese Daten müssen in einer gesetzlich vorgeschriebenen Form zur Verfügung gestellt werden. Entsprechend diesen Anforderungen bietet das ASYS-Programm die Möglichkeit, die offen zu legenden Datensätze eines Geschäftsjahres auf eine CD/DVD zu brennen und zu archivieren. Da die Logik der Prüfprogramme der Finanzbehörde in manchen Fällen zu Ergebnissen führen kann, die nicht den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen, sollten die archivierten Daten einer Prüfung durch eine(n) Fachmann/-frau unterzogen werden. Eine Überprüfung der archivierten Daten auf solche Konflikte bieten Ihnen entsprechende Steuerberater an. Sie erhalten auf das Prüfungsergebnis bezogen wertvolle Tipps zur Vermeidung eventueller kritischer Datenkonstellationen sowie Argumentationshilfen für ein Gespräch mit einem Prüfer.